生活常一團亂嗎?十個小技巧快速上手 Onenote,讓你輕鬆掌管生活大小事

哈囉,大家好今天我們要來聊聊 OneNote這個數位筆記軟件你可以利用它來蒐集靈感記錄上課或會議內容查看待辦事項與他人協同作業等目前 OneNote 有兩個版本一個是當我們安裝
Office 套裝軟件時所隨附的 OneNote 2016另一個則是
OneNote App它是 Windows 10
的內建軟件同時我們也可以從手機或平板的 App 商店中免費取得若要比較這兩個版本的差異OneNote App
在功能上較為陽春不過微軟官方會不定期的針對 App 版本進行更新使它的功能漸趨完善而今天的影片我是使用 OneNote
2016 做為示範不過在操作概念上這兩個版本使用起來是大同小異的OK,那我們就來看看今天要分享的十個小技巧吧在使用 OneNote 之前我們必須先了解一下OneNote
筆記分類的方式其中最高層級的叫做「筆記本」其次是「節」再下來則是「頁面」所以今天如果我想要做課堂筆記的話也許我們可以用「科目」來進行分類而如果我想要做旅行規劃用「城市」做為每一節的主題也不失為一個好方法OK,那我們要如何建立筆記本呢?我可以到介面的左上角打開筆記本選單按下「新增筆記本」譬如我將名稱設為「旅遊筆記」再按下「建立」按鈕此時 OneNote 會詢問你是否要和別人共用這個筆記本我先按下「現在不要」來進入到主介面在
OneNote 2016 中「節」是以標籤的方式陳列在介面的上方我們只要針對標籤連按兩下滑鼠左鍵就可以將它重新命名同時在滑鼠右鍵的選單中我們可以替每一節設定自己喜好的色彩按下「+」號則可以建立新的「節」若使用快速鍵的話則是 Ctrl
+T另外每個建立好的「節」都可以透過滑鼠拖曳的方式來調整位置每個「節」底下預設都會有一個空白頁面我們可以替這個頁面建立一個標題而這個標題同時也會變成這個頁面的名稱輸入好標題之後我按下 Enter 鍵就可以開始輸入筆記的內容在預設情形下文字框的寬度會隨着文字內容增多而逐漸加寬但是如果我們拖曳右上角的箭頭標記則會使文字框變成「固定」的寬度超出寬度的文字則會自動切換到下一行在此,我打算將這幾個字轉換成超連結讓我可以直接造訪周遊卡的官方網站我將這些字反白後按下快速鍵 Ctrl
+K並且在欄位內輸入你要前往的網址再按下「確定」如此,無論是在電腦或是手機的 OneNote App 按下連結時OneNote
都可以立即透過瀏覽器打開目標網站喔相較於其它的筆記軟件OneNote 最大的特點之一就是你可以在任意空白處點擊滑鼠左鍵來輸入新的內容而藉由拖曳文字框的上方我們可以移動這些內容依照你想要的順序來進行文字框的排列如果插入新文字框時你發現有空間不夠的情形那麼你可以切換到「插入」標籤按下「插入空白區域」並且在要插入的位置按住滑鼠左鍵拖曳就可以產生額外的空間接着我們再輸入新的文字內容就 OK 囉而在
OneNote 內想要插入圖片也是彈指之間的事我們只要在功能區內按下「圖片」按鈕選取要插入的圖片就可以將圖片置入到筆記之中圖片同樣可以藉由滑鼠拖曳來任意調整位置同時,拖曳圖框的右下角則可以調整圖片的大小OneNote 甚至允許我們將 Youtube
的連結直接貼到筆記內而且點擊播放按鈕時我們不需要離開 OneNote也可以直接觀看影片喔OneNote 本身也具備了截圖和繪圖的功能譬如我到右側的面板新增一個頁面命名為「第二天行程」假設我在第二天安排了一個大阪城的行程那麼我只要在 「插入」標籤內按下「畫面剪輯」就可以直接截取地圖中我要的區域此外,如果你打算在地圖中加上一些標記符號那麼你可以切換到「繪圖」標籤來繪製內建的圖案或是利用手繪的方式來建立圖形標記而這裏我也分享一個關於圖片很酷的小技巧就是在右鍵選單中我們可以啟用文字辨識的功能如此當我們在尋找筆記內容時即使是圖片中的文字也可以被搜尋到喔OneNote
也是一個很適合用來建立「待辦事項」的筆記軟件譬如我按下快速鍵 Ctrl +N新增一個空白頁面命名為「行李清單」然後再輸入清單的內容此時我們只要將文字全選之後回到「常用」標籤按下「待辦事項」那麼每個段落的前面就會多出一個核取方塊方便你追蹤每個任務的執行進度除了待辦事項之外OneNote 同時也提供了多種不同類型的標籤可以應用在各式各樣的資訊內容譬如我可以將「重要」標籤套用在自己特別想要去的餐廳而此舉最大的好處是之後如果我們在功能區內按下「尋找標籤」時OneNote
會自動從不同頁面整理出相同標籤的資訊喔如同其它 Office 家族的軟件OneNote 也提供了表格製作的功能我們只要切換到「插入」標籤按下「表格」來指定要插入的欄數和列數接着再輸入表格的內容就
OK 了只是 OneNote 表格並不像
Excel 具有計算的能力因此如果你希望使用公式來計算「總金額」欄位的話你可以在「版面配置」標籤中按下「轉換成 Excel 試算表」並且透過「編輯」按鈕切換到
Excel 的介面來建立總金額的公式也就是「金額」乘上「天數」再將這個公式複製到底下的欄位然後關閉 Excel 視窗如此表格的總金額欄位就全部計算出來囉如果你想要在筆記中夾帶常見的文書檔案像是
Word、Excel、PDF 等那麼你可以切換到「插入」標籤按下「檔案附件」按鈕譬如我打算將「大阪地鐵圖」這個 PDF 檔附加到筆記內此時
OneNote 會詢問你是要以「附加檔案」或是「打印成品」的方式來處理這份文件兩者的差別在於「附加檔案」會將這個 PDF 檔以圖示的方式呈現在瀏覽時也會以這個檔案格式的預設軟件來開啟而如果選擇「打印成品」的話OneNote
就會將文件中的內容內嵌在筆記內讓你直接瀏覽喔如果我們在瀏覽網頁時看到實用或有趣的內容想要截取到 OneNote 筆記的話那麼最有效率的方式就是安裝 OneNote
所提供的網頁截取器我們可以利用 Google 搜尋「Chrome 應用程式」接着再輸入關鍵字
OneNote就可以將這個擴充功能安裝到瀏覽器內使用時,我們可以在工具列的右上角按下 OneNote 按鈕並且選定一個你偏好的截取方式以及筆記要儲存在那一「節」再按下「剪輯」如此這些內容就會立即被送到你的筆記本囉有時如果我們借用別人的電腦或是使用公共電腦卻需要查詢自己的 OneNote
筆記那麼別忘了 OneNote 也有提供網頁的版本我們只要利用 Google輸入
OneNote 關鍵字打開第一個搜尋結果再登入自己的帳號就可以完整存取自己的筆記內容而不用另外再安裝任何的軟件喔假設你的 OneNote 筆記有相當多的「節」那麼你不妨在標籤的空白處打開滑鼠右鍵選單執行「新增節群組」譬如我命名為「英國」接着我們就可以將相同性質的標籤拖曳到群組內來進行管理同樣地,當你的「節」裏面有許多頁面時你也可以按住
Ctrl 鍵依序將它們選取然後打開滑鼠右鍵選單執行「設定為子頁面」如此我們就可以利用上方的箭頭按鈕來收合子頁面使整個版面顯得更為井然有序在這個資料邁向雲端化的時代協同作業自然也是許多軟件所着重的功能而在 OneNote 中如果你要和別人共同編輯一份筆記你可以打開「檔案」標籤針對要共用的筆記本按下「邀請」的連結再填上對方的
Email以及他所擁有的編輯權限如此當對方收到了邀請信函啟用了共用功能之後大家就可以同時編輯同一份筆記囉OK,那今天關於 OneNote 的小技巧我們就分享到這裏我們同樣下回再見,拜拜